OZG Manager© Software Suite

Der OZG Manager© ist eine aufeinander abgestimmte Gruppe von Software Modulen ("Software Suite"), die in Projekten zur Realisierung des "Onlinezugangsgesetzes" (OZG) eingesetzt wird.

Der wesentliche Einsatzzweck liegt darin, die Zwischen- und Arbeitsergebnisse der verschiedenen Mitarbeiter und Rollen, die bei der Realisierung von OZG-gerechten Onlineanträgen in den verschiedenen Projekt- und Arbeitsphasen entstehen, in einem gemeinsam genutzten Werkzeug zu konsolidieren. Über alle Projekt-, Realisierungs- und späteren Betriebsphasen eines Onlineantrages wird damit den beteiligten Rollen die unmittelbare Zusammenarbeit ermöglicht.

Die Software kann auch dann eingesetzt werden, nachdem eine OZG Projektumsetzung abgeschlossen worden ist. In allen Fällen stehen den Beteiligten alle Arbeitsergebnisse, versioniert und historisiert, in einer integrierten Umgebung zur Verfügung.

Durch die Mandantenfähigkeit sowie die Kollaborationsfunktionen ist es gleichzeitig möglich alle freigegebenen OZG Inhalte, über eigentlich voneinander unabhängige OZG Projekte hinweg, miteinander aus der Sicht eines Repository auszutauschen. Diese Eigenschaft folgt dem Ansatz des Föderalen Informations Management ("FIM"). Demnach soll über das verteilte Vorgehen bei bundesweiten OZG Projekten den Austausch der erarbeiteten Ergebnisse ermöglichen.

Durch den Abgleich und die Integration von beliebigen Verwaltungsleistungskatalogen und OZG-Umsetzungskatalogen wird der Austausch von OZG Inhalten zwischen den Behörden drastisch vereinfacht und beschleunigt.

Der OZG Manager© mit besteht aus den folgenden, aufeinander abgestimmten Software Modulen:

Die Arbeit mit Hilfe der Software kann unabhängig von den einzelnen Modulen, zu verschiedenen Phasen und zu jedem Zeitpunkt innerhalb eines OZG Realisierungsprojektes gestartet werden. Bereits erarbeitete Daten können in die Software integriert werden.

Eine Individualisierung auf die eigene Behörde und OZG Projekt (z.B. Behörden- und Landesflagge/Logo) ermöglicht ein durchgängiges "look & feel". Sowohl bei der Nutzung des "OZG Managers©", als auch als Design Merkmal (Corporate Identity - "CI") aller hierüber erstellten OZG Onlineanträge.

Eigene Onlineantragsdaten, aber auch freigegebene Muster und Vorlagen aus anderen Mandanten, können bei Bedarf mit einem Klick in das eigene OZG Projekt und den eigenen Leistungskatalog übernommen und auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Alle nach dem FIM Vorgehensmodell einzubindenden Rollen / Projektbeteiligte werden hier berücksichtigt, wie z.B. Juristen, Verwaltungsspezialisten, Prozessmodellierer, Softwareentwickler, Nutzer, Personalrat, Datenschützer, etc. Über diverse Rollen erfolgt die Bearbeitung und Freigabe über alle Phasen der Onlinenantrags-Entstehung.

OZG-Analyse ist ein Software Modul, das zur Familie der Software Suite "OZG Manager©" gehört. Es dient der Analyse und Zusammenstellung von OZG Anforderungen, aus juristischer/gesetzgeberischer Sicht, Verwaltungs- sowie IT-technischer und IT-betrieblicher Sicht.

Den Benutzern stehen die folgenden Hauptfunktionen zur Verfügung

Alle Leistungsbeschreibungen für Verwaltungsleistungen werden hier formuliert und gesammelt. Über Redaktions- und Freigabeprozesse erfolgt die Versionierung und Qualitätssicherung. Für die Publikation der Leistungsbeschreibungstexte im offiziellen Zuständigkeitsfinder ("ZuFi") wird die Standardschnittstelle zu den dafür vorgegebenen Partnern gemäß föderalen Vorgehen zur Verfügung gestellt. Umgekehrt werden bundesweit publizierte Leistungsbeschreibungstexte aus ZuFi hier wiederum für die Projektbeteiligten stets aktuell und automatisch im OZG Manager zur Verfügung gestellt.

Ebenfalls wird standardmäßig durch die OZG Service GmbH stets der aktuellste, veröffentlichte FIM Datenbestand aus dem OZG Umsetzungskatalog des Bundes sowie allen veröffentlichten OZG Umsetzungskatalogen der Länder für Leistungsbeschreibungen zur Verfügung gestellt.

In allen Bereichen erfolgt die Steuerung und Freigabe der Inhalte anhand der integrierten Rollen. Abstimmungen und Rückfragen innerhalb des Projektes werden deutlich beschleunigt, da alle Beteiligte auf die selben Datenbestände Zugriff haben.

Das Modul "OZG Modellierung" stellt die Plattform zur Verfügung, um alle Metadaten zu integrieren die für eine Prozessmodellierung benötigt werden. Es dient damit als Repository für die Modellierung der notwendigen Verwaltungs- und OZG Onlineantragsprozesse.

Die folgenden, wesentlichen Funktionen werden zur Verfügung gestellt:

Alle Informationen, die während der Business Analyse und der Abstimmung über die Inhalte von Onlineanträgen erarbeitet werden, werden in der "OZG Modellierung" durch die verschiedenen Projektbeteiligten konsolidiert und bearbeitet. Das kann z.B. über OZG Workshops oder Digitalisierungslabore erfolgen oder im integrierten Umlaufverfahren. Flexibel und adaptierbar, je nach gewähltem Vorgehensmodell im OZG Umsetzungsprojekt.

"OZG Modellierung" unterstützt den BPMN 2.0 Standard, inkl. der speziellen Erweiterung für den Föderalen Informations Management ("FIM") BPMN Standard. Durch den gemeinsamen Zugriff auf die integrierten Datenbestände, aus den Vorphasen eines OZG Umsetzungsprojektes (Rechtsgrundlagen, Anforderungen, Leistungsbeschreibungen, Akzeptanzkrtiterien, u.a.) wird die Zusammenarbeit innerhalb des Projektes deutlich beschleunigt.

Standardmäßig wird durch die OZG Service GmbH stets der aktuellste, veröffentlichte FIM Datenbestand aus dem Bundes OZG Umsetzungskatalog sowie allen veröffentlichten OZG Umsetzungskatalogen der Länder für Prozessbeschreibungen zur Verfügung gestellt.

Mit dem integrierten Workflow Management und automatisch generierten, aktiven Benachrichtigungen werden die Projektmitarbeiter über Abstimmungen und dem aktuellen Arbeitsstand für alle OZG Onlineanträge informiert.

Für den Import und Export der Metadaten werden standardisierte Schnittstellen zu den gängigen Prozessmodellierungswerkzeugen, wie z.B. ADONIS oder ARIS, bereitgestellt. Somit fungiert "OZG Modellierung" als herstellerunabhängiges Werkzeug zur Prozessvisualisierung auf der Metaebene.

Das Modul "OZG Definitionen" dient der Zusammenstellung aller Komponenten einer Onlineantragsmaske, sowie der dafür benötigten Abstimmung der beteiligten Projektrollen.

Die wesentlichen Funktionen sind:

Die Erfassung, Generierung und das Management aller benötigten Datenfelder, Datenfeldgruppen, Verifikationsregeln, Plausabilitätsprüfungen oder die Maskenablaufsteuerung erfolgt in normaler Beschreibungssprache und Darstellung. Handhabbar für alle Benutzer, auch ohne speziellem IT Fachwissen oder Programmierkenntnissen. Die Erstellung der Definitionen wird auch für ungeübte Benutzer erleichtert und unterstützt durch aussagekräftige Hilfetexte und Beispiele.

Hier werden weitere Standardfunktionen hinzugefügt, die für die spätere Betriebsbereitschaft und Folgeverarbeitung der Online Maske benötigt werden, wie z.B. Benutzerkontomerkmale, Payment Funktionen oder Verschlüsselung.

Ob die in den Vorphasen erarbeiteten und in OZG Manager© Modulen abgestimmten und freigegebenen Normanalysen, Leistungsbeschreibungen, OZG Anforderungen oder Prozessmodellierungen; alle Ergebnisse münden hier in der logischen Gestaltung der benötigten Onlinemaskeninhalte. Aber auch ohne diese Vorarbeiten kann der Benutzer direkt mit der Definition der Onlineantragsmaskeninhalte starten.

Mit der durchgängigen Versionierungsfunktion kann zu jedem Zeitpunkt und für alle Datenelemente eine neue Version auf Knopfdruck erstellt und an die Beteiligten zur Kollaboration und Freigabe weitergegeben werden.

Auch der Import von externen, FIM konformen Quellen und Repositories ist problemlos und auf Wunsch auch automatisiert konfigurierbar.

Standardmäßig wird durch die OZG Service GmbH stets der aktuellste, veröffentlichte FIM Datenbestand aus dem Bundes OZG Umsetzungskatalog sowie allen veröffentlichten OZG Umsetzungskatalogen der Länder für Datenfelddefinitionen zur Verfügung gestellt.

Zusätzlich können hier auch Design Merkmale (Corporate Identity - "CI") der jeweiligen Behörde, des Landes oder Kommune definiert werden. Diese werden dann in den OZG Onlineantragsmasken grundsätzlich berücksichtigt und damit individualisiert.

Das Föderale Informations Management ("FIM") beschreibt über die XDatenfelder die benötigten Datenstrukturen. Diesem Standard folgend werden aus dem "OZG Definitionen" heraus alle Angaben für das eigene Maskengeneratorsystem "OZG Forms" oder auch für andere externe Maskengeneratorsysteme in einer vollständig flexiblen und herstellerunabhängigen Form erzeugt.

Der auf logischer Basis definierte Onlineantrag kann aus der Sicht des Designers durchlaufen und auf fachlicher und technischer Ebene auf Richtigkeit geprüft werden. Der Onlineantrag verhält sich dann so wie im späteren produktiven Zustand.

Dadurch wird der Betrieb des nachfolgenden Antragsmanagementsystems ("OZG Betrieb") ermöglicht und die Folgeverarbeitung bei anderen IT Dienstleistern oder in einem individuellen Fachverfahren angestoßen.

"OZG Forms" ist ein intelligenter Maskengenerator. Es dient der automatisierten Erstellung von unmittelbar produktiv nutzbaren Onlinemasken. Weitere wesentliche Funktionen sind:

Es stehen intelligente Zusatzfunktionen und Anbindungen über Schnittstellen zur Verfügung, so z.B. an Portal-, DMS-, CMS-, Archiv-, ePayment-, Signatursysteme oder auch zu Fachverfahren. Damit werden medienbruchfreie, effiziente Onlineantragsprozesse möglich. Die zuvor auf logisch-fachlicher Basis definierten und finalisierten Onlineanträge werden bei Bedarf um die definierten Zusatzfunktionen automatisch angereichert und der komplettierte Onlineantrag wird erstellt. Dieser kann aus der Sicht des Antragstellers prinzipiell sofort produktiv genutzt werden.

Durch den intuitiv bedienbaren Maskendesigner können aus den standardmäßig generierten Onlineanträgen intelligente und individuelle HTML5-Anträge generiert werden. Vom Typ her als "responsive" Masken sind sie damit nutzbar auf verschiedenen, mobilen Endgeräten und Betriebssystemen. Weiterhin werden alternative Druck- / Ausgabeformate nach Antragstellerwunsch bereitgestellt, wie z.B. im PDF Format.

Als weitere Stufe der Qualitätssicherung steht hier die Möglichkeit des "simulierten Onlineantrages" zur Verfügung. Es wird das fachliche und technische Verhalten eines Onlineantrages simuliert. So wie im späteren produktiven Zustand, und unter Nutzung der zuvor erfassten und abgestimmten Akzeptanzkriterien und Testdaten, wird ein Onlineantrag in seiner gesamthaften Nutzung getestet.

Werden in dieser Phase Änderungen an einer Onlinemaske notwendig oder beim Test oder Simulation gar Fehler erkannt, sind die Entstehungs- und Bearbeitungshistorie sowie die Testergebnisse für eine Abstimmung und Fehleranalyse sofort verfügbar. Durch die integrierte Bereitstellungsform der OZG Onlineantragsdaten kann die benötigte Änderung umgehend durchgeführt und eine neue Version der Onlineantragsmaske bereitgestellt werden.

Alle finalen Onlineantragsmasken werden im letzten Schritt dem Modul "OZG Betrieb" übergeben und stehen dort für den Abruf zur Verfügung. Alternativ können sie an ein voreingestelltes Zielsystem übergeben und dort produktiv bereitgestellt werden.

Mit dem "OZG Betrieb" steht eine Verwaltungsplattform als Portallösung zur Verfügung, in welcher alle freigegebenen Onlineantragsmasken produktiv zur Verfügung stehen.

Die wesentlichen Funktionen sind:

Die Onlineantragsformulare werden im "OZG Betrieb" bereitgestellt, so dass sie per REST-API durch eine externe Webseite oder andere Softwaresysteme dort eingebunden, aufgerufen und genutzt werden können. Somit steht immer die aktuelle und freigegeben Version zur Verfügung. Das kann unabhängig von der der jeweiligen Fachanwendung erfolgen.

Mit Nutzung der Onlineantragsmaske durch den Antragsteller und erfolgreichem Abschluss der Datenerfassung werden die Antragsdaten in der vorgesehen Form verschlüsselt und an das vorgesehene Zielsystem weitergeleitet.

Alle Versionsveränderungen und die Nutzung der Onlineantragsmasken werden revisionssicher protokolliert und erleichtern die Nachverfolgung sowie Analyse im Bedarfsfall.