Herausforderung für Bund, Länder, Kommunen und Gemeinden

Für die Umsetzung von Online Anträgen für Bundesleistungen im Rahmen von OZG sind vom Bund, durch den Aufbaustab „Föderale IT-Kooperationen“ (FITKO) im Auftrag des IT-Planungsrates, Methoden und Standards u.a. für eine OZG Umsetzung erarbeitet worden.

Diese sind zunächst nur für die Belange des Bundes bei der OZG Umsetzung konzipiert, grundsätzlich jedoch auch auf die Länder, Kommunen und Gemeinden anwendbar. Länder, Kommunen und Gemeinden wiederum können aufgrund ihrer speziellen Situationen und den sehr häufig fehlenden Voraussetzungen, Mitteln und Möglichkeiten die Adaption nur sehr schwer oder in drastisch vereinfachter Form umsetzen.

Dadurch steigt das Risiko, dass nicht mehr OZG- und projektgerecht realisiert werden kann, oder sich die Projekte drastisch verzögern und scheitern.

Zusätzlicher Ressourceneinsatz

Die OZG Umsetzung muss auf allen Ebenen des Bundes, Länder Kommunen und Gemeinden mit der bestehenden Organisation gemeistert werden. Da der Verwaltungsbetrieb aufrechterhalten und weiterlaufen muss, fehlen die internen Ressourcen für die Umsetzung. Externe Dienstleister müssen eingebunden, teilweise befähigt und gesteuert werden.

Die Verwaltungsspezialisten benötigen nun zusätzlich OZG Umsetzungs-Know-How, und haben sehr häufig kein Prozess- und Digitalisierungs-Know-How.

Die Kollaboration der beteiligten Akteure ist ohne geeignete Arbeitsmodelle und integrierter Softwarelösung nicht zu bewältigen.

Bewältigung des Mengenproblems

Das OZG verpflichtet zur Umsetzung und Bereitstellung durch den Bund, alle 16 Bundesländer sowie den ca. 11.000 Gemeinden und Kommunen. Deutschlandweit werden mehrere 10.000, teils komplett individuelle, onlinefähige Anträge benötigt.

Verfügbare Zeit für Vorbereitung und Umsetzung

So wie alle großen Vorhaben benötigt auch die OZG Umsetzung sehr viel professionelle Vorbereitung und die Zeit dafür. Eine zeitnahe Planung, Schaffung der benötigten Voraussetzungen, Etablierung aller Steuerungsinstrumente, Instruktion und Integration der beteiligten Menschen, Erstellung der Projekt-, Umsetzungs- und Zeitpläne, Vorgehensmodelle, Standards und Querschnittsfunktionen, nur um die wichtigsten zu nennen.

Sobald die „OZG Fabrik“ dann ihren Betrieb zeitnah aufnimmt, ist die Realisierung der tausenden von Online Anträgen ein erhebliches Zeit- und Ressourcenrisiko.

In Anbetracht der gesetzlichen Verpflichtung zur Umsetzung bis Ende 2022, ist es nicht verwunderlich, dass die Umsetzung des OZG allen Behörden Kopfzerbrechen macht.

OZG Fabrik statt OZG Manufaktur

Eine effiziente und zeitnahe Umsetzung des OZG ist nur einem Paradigmenwechsel, durch massive Standardisierung und Automatisierung des Entstehungs- und Bereitstellungsprozesses sinnvoll möglich. Vorbild dafür sind Herstellungsmethoden aus der Fertigungswirtschaft, eine „fabrikmäßige“ Realisierung des OZG.

Standardisierte Vorgehensweise, die allen an einem OZG Projekt Beteiligten eine klare Rolle und Aufgabe zuweist. Mit eindeutigen, erwarteten und prüfbaren Ergebnissen. Unterstützt und ermöglicht durch Checklisten, Aktivitätsplänen, sowie eine für diesen Einsatzzweck speziell entwickelten, integrierten Softwarelösung mit gemeinsamer Datenquelle für alle Phasen und für alle Beteiligten.

Unkonventionell. Kollaborationsfördernd. Massentauglich. Mandantenfähig.